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整理収納で仕事の時短・効率化アップ 社内棚の文房具・備品編

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1ヵ月半くらい前のお話になりますが、リスタの年末の大掃除の時に、スタッフが共有で使っているモノの整理収納を行いました。

「はさみ」が見つからない?

みんなが共有で使うモノも、スタッフ全員が場所を把握できていなくて、「はさみ」が必要な時もあっちこっち探し回ることがありました。
「はさみ」なんて会社であればどこかの引き出しに入ってそうなのですが、いざ使おうと思うとないんですよ。
使った人が使った場所の引き出しに入れてしまったりすると、はさみも住所(しまう定位置)が決まっていないと行方不明になってしまいます。

大掃除は整理収納の絶好のチャンス

以前書いた記事でも述べていますが、整理収納はした方がいいと思いながら、業務が忙しかったりして、やらずにいると仕事の生産性も落ちてしまいます。
私もやった方がいいと思っていながらも、就業中に整理収納に時間をかけるのは抵抗があったのですが、大掃除の時に率先して整理収納しようと言ってくれたスタッフがいて、感謝!でした。
会社の整理収納を行うのは、大掃除は絶好のチャンスですね。

文房具や備品の整理収納

まずは、こちらの文房具や備品などが入っている棚を整理しました。

社内棚 before

共有で使用するものは、みんなに何がどこに保管されているのか分かるようにしておくことで、時短・仕事の効率アップにつながります。
そのためには、モノを「仕分け」することと「ラベリング」がカギになります。

社内棚 引き出し before

社内棚 引き出し before

ビフォーの中身はこんな感じです。

スペースに余裕を持って収納はされていますが、整頓はされていない状態です。
はさみはどこだろう?ボールペンはどこ?
具体的にものを探そうと思うと、すぐには見つからないレベルです。

みんなにモノの場所が分かるようにする

社内棚 引き出し

今回は、スタッフがどのように文房具や備品を使っているのか調べるために、実験の意味も込めて、ざっくりと整理収納してみました。

始めに、モノをテープ類や電池などグループごとに分けてから収納していきます。
この仕分けの段階で、使わないモノなどが出てきたら、処分します。

引き出しの中身を整理する時は、整理トレーや仕切りケースを使うと、細かいものもグループごとに分けて収納することができるので便利です。
今回使った仕切りケースは、仕切り板を好きな場所に付けられるので、今の置き場所では使いにくいとか、文房具を買い替えて大きさが変わってしまったという場合にも、仕切りの位置を変えて、使う人が使いやすいように、モノの位置を簡単に変えることができるのが便利です。

社内棚 引き出し

自分だけが使うモノであれば、自分の使いやすさだけを考えて収納すればよいですが、共同で使うものは、大勢の人が使いやすいようにモノを収めなければ意味がありません。

この状態で今後使って行って、「この位置では使いにくいわ」とか「こっちのモノはあっちのモノと同じ引き出しにあった方が便利ね」という声があったら、臨機応変に収納場所を変更していけば良いのです。

ラベリングする

社内棚引き出し after

引き出しの中はこんな感じで整理収納しました。

社内棚引き出し after

そして、次にラベリングです。
何がどこに入っているかみんなにとって分かりやすいように、引き出しの前面にラベリングします。

文房具は流動物資のため、引き出しの中身が変わる可能性があるので、文字だけでラベリングします。
整理収納において流動物資とは、「材料」と呼ばれるモノで、賞味期限がつけやすいモノ、消費消耗されていずれは消えてなくなるモノを言います。
洗剤やトイレットペーパー、文房具、化粧品などが流動物資に当たります。

固定物資でしたら、写真を使ってラベリングしてもいいですね。
整理収納において固定物資とは、一度購入して所有したら、故障や破損がない限り、寿命が尽きないモノのことを言います。
家具や家電、カーテンなども固定物資ですし、今回使った整理ケースも小さいモノですが固定物資です。

グルーピングする

社内棚 after

撮影の時に使う小物と、撮影に使うカメラは同じ引き出しに収納しました。
一緒に使うことが多いモノは同じ場所に収納しておくと、使う時に動作回数が少なくなって効率が良くなります。

用途別のグルーピングは、例えばご家庭であれば、手紙を書く道具であるペンや便箋、封筒、切手などをカゴにひとまとめにしておくと、さぁいざ手紙を書こうと思ったときに、こっちの引き出しからペンを取って、あっちの棚から切手を取って、あぁそうだ便箋は2階に置いてあったっけ?なんてあちこち移動して手紙を書く道具を探す必要がなくなります。
グルーピングによって、手紙を書く道具を探す手間と時間が短縮できますし、カゴを取るとすぐに手紙を書くことができますよ。

おわりに

自宅と違って、職場は様々な人が共同でモノを使うので、万人受けする整理収納は難しいこともあると思いますが、職場の方の使いやすさ使いにくさなどをヒアリングしながら、欲しいものがすぐに見つかる、探し物をしない職場を少しずつ作っていけたらいいですね。

同じ時に、社内の台所の食器棚も整理収納しましたので、そちらの様子もまたご紹介できればと思います。

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